Guía del dueño

Todo lo que necesitas para llevar el registro de entrada y salida de tu equipo con ChecaYa.

Primeros pasos

Con cuatro pasos tu equipo checa desde el primer día.

1. 1

   Elige el horario del negocio

   Es lo primero que te pide «Equipo»: uno común u «Otro horario». Cada persona lo hereda y se le puede cambiar.
2. 2

   Agrega a tu equipo

   Nombre y celular de cada persona.
3. 3

   Deja la pantalla en la entrada

   Una tablet, un celular viejo o una computadora que muestre el QR.
4. 4

   Haz tu checada de prueba

   Escanea el QR con tu celular para ver lo que vive tu equipo. Esa no cuenta en ningún reporte.

Tu equipo

Agrega a tus personas una por una, o pega una lista con «nombre celular» por renglón. Cada una recibe un código de 4 números para checar en la pantalla sin usar su celular.

• Invitar: «Invitar por WhatsApp» abre tu WhatsApp con el mensaje listo: cómo checar y su código. También puedes mandarles la guía para el equipo.
• Sin WhatsApp: marca «No tiene WhatsApp: checa solo en el kiosco».
• Editar o dar de baja: en el menú ⋯ de cada persona. Dar de baja no borra su registro.

La pantalla de la entrada

Sirve cualquier aparato con navegador e internet. Se enlaza desde «Pantallas», de una de dos formas:

Cómo checa tu equipo

• Con el QR: lo escanean, se abre WhatsApp con un mensaje y lo mandan. La pantalla confirma en verde.
• Con su código: lo escriben en la pantalla, sin necesitar datos.

ChecaYa sabe si es entrada, salida a comer, regreso o salida por la hora y el turno. Si escriben «horas» al WhatsApp, reciben un enlace a su semana. Los pasos con pantallas están en la guía para el equipo.

Hoy

Quién llegó, quién no, los retardos y quién se acerca al tope de horas de la semana. El color de cada pastilla te lo dice sin leer. Se actualiza solo cada 30 segundos.

Por revisar y correcciones

Aquí está lo que tienes que resolver, lo más viejo primero: cambios que pidió alguien de tu equipo, desacuerdos, días sin salida, números desconocidos que intentaron checar y códigos compartidos.

• Si alguien pide un cambio (desde «Mis horas», hasta 7 días atrás), tú lo aceptas o no, con un motivo.
• Si tú cambias una hora (desde su tarjeta o desde aquí), la persona la confirma en su siguiente checada. Mientras tanto cuenta la hora original y el reporte dice «Sin confirmar por el trabajador».
• Si no está de acuerdo, eliges retirar tu cambio o dejarlo así; el reporte muestra las dos horas.
• Días sin salida: puedes poner a todos la salida de su horario en un solo paso.
• Código compartido: alguien checó por WhatsApp con el mismo código que otra persona había usado un rato antes. Puede ser que le pasaron el código sin estar en la entrada. Si sí estaba, toca «Sí estaba»; si no, corrige su checada desde su tarjeta.

Turnos y rotaciones

En «Turnos» armas los de tu negocio (diurno, vespertino, nocturno, partido) con sus días y horas. ChecaYa te avisa si un turno pasa el tope de su jornada.

• La salida de madrugada cuenta en el día que entró: quien entra el jueves a las 22:00 y sale el viernes a las 5:00 trabajó la jornada del jueves.
• Las rotaciones cambian a las personas de turno cada 1 a 4 semanas, siempre en lunes.
• Un cambio de horario cuenta desde hoy: los días pasados no cambian.

Días de descanso

Abajo en «Turnos» están los días de descanso obligatorio de la ley (1 de enero, primer lunes de febrero, tercer lunes de marzo, 1 de mayo, 16 de septiembre, tercer lunes de noviembre, 25 de diciembre y el 1 de octubre cada seis años) y puedes agregar los días que cierras, como el 12 de diciembre o un día de inventario. Ese día nadie con turno cuenta como falta: ni en «Hoy», ni en el reporte, ni en la prenómina. Si alguien trabaja un día de descanso obligatorio, el reporte lo marca y la prenómina lo cuenta, porque se le paga salario doble, además del salario de ese día (LFT art. 75). Las jornadas electorales también son de descanso obligatorio: agrégalas si caen en día de trabajo.

El reporte de jornada

Cada reporte lleva un folio y una huella. Cualquiera puede comprobar que salió así de ChecaYa escaneando el código QR del pie de página con la cámara del celular, o escribiendo el folio y la huella en checa-ya.com/verificar.

Si te inspeccionan, entrega el reporte impreso: el inspector puede escanear el código para comprobarlo en el momento. También ve si alguna checada se cambió por fuera de ChecaYa: cada una lleva una huella ligada a la anterior.

Las horas del mes y las horas extra

• Confirmación del mes: al empezar cada mes le preguntamos a cada persona si sus horas del mes pasado están bien. El reporte dice quién confirmó, quién dijo que no y lo que escribió, y si el total cambió después. Si alguien dice que no, te llega un correo con lo que escribió.
• Horas extra dobles y triples: cada semana del reporte separa las horas extra en dobles (dentro de los límites de la ley) y triples (fuera de ellos). Es solo una referencia: tu contador las valida antes de pagar.
• Prenómina: debajo de los botones de descarga bajas, en Excel o CSV, una fila por persona con días trabajados, faltas, retardos, horas y horas extra. Es lo que tu contador necesita para la nómina.
• Datos de nómina: en la tarjeta «Datos de nómina» dejas, si quieres, qué sistema de nómina usas (Aspel NOI, CONTPAQi Nóminas u otro), cada cuándo pagas, tu registro patronal del IMSS, las claves de tus conceptos, la plantilla de importación vacía y la clave y el NSS de cada persona. Tu contador también lo puede llenar desde su cuenta. Todo es opcional.
• Última nómina: si en «Datos de nómina» dijiste cada cuándo pagas, «Reporte» te propone el periodo que acaba de cerrar, para que nadie tenga que escribir fechas.
• Movimientos para tu sistema (en prueba): con las claves de tus conceptos y de tu equipo capturadas, debajo de la prenómina bajas, en Excel o CSV, un renglón por persona y concepto (faltas, retardos, horas extra dobles y triples, descanso obligatorio trabajado y prima dominical) con tus claves y sin importes: tu sistema los calcula al importar. La página dice quién no tiene clave y qué conceptos no van.
• SUA (en prueba): con el registro patronal capturado, debajo de la prenómina aparece «Archivo para importar»: las faltas del periodo como ausentismos, listas para el SUA del IMSS. Una falta es un día de su turno sin checadas. Antes de importarlo, tu contador quita las que no son ausentismo ante el IMSS, como permisos con goce o vacaciones. No van las faltas de quien no tiene NSS, ni más de 7 por persona al mes, que es lo que acepta el SUA: la página te dice a quién le pasa.
• Reporte de cada mes: el día 1 se guarda solo el del mes anterior. Como se guarda antes de que contesten, sale «sin confirmar»; si quieres uno con las respuestas, genera una versión nueva en «Reportes de cada mes».

Cómo se usa el archivo de movimientos

Lo normal es que lo importe tu contador. Si lo haces tú, es así:

1. 1

   Llena «Datos de nómina»

   Tu sistema, cada cuándo pagas, y en «Claves del equipo» la clave de cada persona y de cada concepto, tal como están en tu sistema. Lo que no tenga clave no va en el archivo.
2. 2

   Elige «Última nómina» y baja el archivo

   En «Reporte», debajo de la prenómina: Excel para Aspel NOI, CSV o Excel para CONTPAQi. Antes de bajarlo, la página te dice quién se queda fuera y por qué.
3. 3

   Impórtalo en tu sistema

   En NOI, en Nómina → Movimientos a la nómina → Importar movimientos; marca «La primera fila con nombres de campo» y asocia cada columna con su campo. En CONTPAQi, al importar desde Excel, elige cada concepto en su variante «por valor» (días u horas), no «por importe».
4. 4

   Prueba primero con una persona

   Borra los demás renglones del archivo, impórtalo y revisa que tu sistema calculó lo que esperabas. Luego el periodo completo.

Asistencia

Cómo va tu equipo en las últimas 12 semanas: la puntualidad (entradas a tiempo entre todas sus entradas), los retardos y las faltas de cada semana, qué día de la semana faltan más, y las horas extra de cada semana, separadas en dobles y triples. Arriba ves las últimas 4 semanas contra las 4 anteriores; abajo, una fila por persona, de la menos a la más puntual.

• Ver a una persona: elígela en «Ver» y las gráficas cambian a sus semanas. En horas extra aparece la línea de su límite de horas dobles a la semana: lo que pasa de ahí son triples.
• Toca una columna para ver su número.
• Descárgala en PDF, con las gráficas, para imprimirla o compartirla, o en Excel, con los números de cada semana, de cada día y de cada persona. Sale lo que estás viendo: todo el equipo o la persona que elegiste en «Ver».
• No cuentan como falta el día de hoy ni los días antes de que la persona entrara al equipo.

Tu contador y tus encargados

En «Reporte», en «Personas con acceso», creas la cuenta de tu contador o de un encargado. No cuentan en tu plan. Si tu contador lleva a otros clientes que usan ChecaYa, los ve todos juntos en su lista «Mis clientes». Desde ahí mismo editas su nombre, su celular y su correo (si cambia de correo, entra con el nuevo y la misma contraseña), la cambias de contador a encargado o al revés, y le quitas el acceso cuando quieras. Si esa persona también entra a otro negocio, sus datos se cambian desde su propio perfil.

Plan, pago y facturas

• Si das de alta o de baja a alguien, el siguiente cobro se ajusta solo.
• Activar, cambiar la tarjeta o cancelar: en «Plan y pago». Si cancelas, sigues hasta el final del mes pagado.
• Facturas (CFDI): pon tus datos fiscales en «Facturas» y cada cobro lleva su factura por correo. Sin datos, sale a Público en General.

Pasar o cerrar el negocio

Las dos cosas se hacen en «Plan y pago».