Guía del contador y del encargado

Qué puedes hacer en ChecaYa cuando el dueño de un negocio te dio acceso.

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Qué puedes hacer

Qué puede hacer el contador y qué puede hacer el encargado
Qué	Contador	Encargado
Ver «Hoy», el equipo, las tarjetas y «Por revisar»	Sí	Sí
Descargar el reporte de jornada y la prenómina	Sí	Sí
Ver «Asistencia»: puntualidad, faltas y horas extra	Sí	Sí
«Mis clientes»: todos sus negocios en una lista	Sí	No
Ver y bajar las facturas (CFDI) del plan	Sí	No
Resolver «Por revisar» y corregir checadas	No	Sí
Dar de alta, editar y dar de baja al equipo	No	Sí
Enlazar la pantalla de la entrada	No	Sí
Plan, datos del negocio y quién tiene acceso	No	No

El dueño puede hacer todo. Un encargado que también checa no aprueba sus propios cambios: los resuelve el dueño.

Si eres el contador

Ves el registro tal como lo ve el dueño, descargas el reporte de jornada en PDF o Excel y bajas las facturas (CFDI) del plan, con PDF y XML. No cambias checadas ni datos del negocio: eso lo hace el dueño o un encargado. Lo único que llenas tú son los datos de nómina.

Prenómina: en «Reporte», debajo de los botones de descarga, bajas en Excel o CSV una fila por persona con días trabajados, faltas, retardos, días sin salida, descansos obligatorios y domingos trabajados, horas trabajadas y horas extra dobles y triples, en h:mm y en decimal.
Horas extra dobles y triples: salen por semana en el reporte y en la prenómina, según los límites de la reforma (hasta 4 horas al día, en hasta 4 días, y de 9 a 12 horas a la semana según el año). Son una referencia: valídalas antes de pagar.
Semanas que cruzan el mes: en un periodo mensual, la semana partida cuenta solo sus días dentro del mes.
Confirmación del mes: el reporte dice qué personas confirmaron sus horas del mes pasado y cuáles dijeron que no están bien.
Datos de nómina: en «Reporte», la tarjeta «Datos de nómina» guarda el sistema que usas (Aspel NOI, CONTPAQi Nóminas u otro), el periodo, el registro patronal, las claves de conceptos, la plantilla de importación vacía y la clave de cada persona en tu sistema. Todo es opcional: con eso preparamos el archivo para importarlo directo en tu sistema. Si llevas varios clientes, «Copiar de otro cliente» te ahorra volver a escribir el sistema y los conceptos.
Última nómina: con el periodo de pago en «Datos de nómina» (semanal y su día de cierre, catorcenal y la última que cerró, quincenal o mensual), «Reporte» abre con el periodo que acaba de cerrar y te lo dice con fechas. Un corte distinto sigue siendo «Otras fechas».
Movimientos para tu sistema (en prueba): con el sistema y al menos una clave de concepto, debajo de la prenómina bajas en Excel o CSV los movimientos del periodo: un renglón por persona y concepto, con la clave de la persona, la clave del concepto, días u horas, el periodo y una nota con las fechas. Sin importes: tu sistema los calcula. El encabezado es la primera fila, para asociar las columnas en el asistente de importación de NOI o de CONTPAQi. Antes de bajarlo, la página dice quién no tiene clave (sus movimientos no van) y qué conceptos se quedan fuera por no tener clave.
SUA (en prueba): con el registro patronal en «Datos de nómina», debajo de la prenómina bajas un archivo de texto con las faltas del periodo como ausentismos (movimiento 11, una línea por día), para importarlo en el SUA. Van todas las faltas (días del turno sin checadas): quita las que no son ausentismo, como permisos con goce, vacaciones o incapacidades. Antes de bajarlo, la página dice quién no tiene NSS (sus faltas no van) y quién pasó de 7 faltas en un mes (van las primeras 7, lo que acepta el SUA). Captura los NSS en «Claves del equipo».

Cómo importar el archivo de movimientos en tu sistema

Captura las claves

En «Datos de nómina»: el sistema y su versión, el periodo de pago, y en «Claves del equipo» la clave de cada persona y de cada concepto tal como están dados de alta en tu sistema. Si llevas varios clientes con el mismo sistema, «Copiar de otro cliente» trae el sistema y los conceptos.
Baja los movimientos del periodo

En «Reporte», con «Última nómina» elegida, debajo de la prenómina: Excel o CSV. Un renglón por persona y concepto, con las columnas Clave · Persona · Concepto · Clave del concepto · Días · Horas · Del · Al · Nota. El encabezado es la primera fila y no hay importes: tu sistema los calcula.
En Aspel NOI

Menú Nómina → Movimientos a la nómina → Importar movimientos; acepta Excel o TXT. Marca «La primera fila con nombres de campo» y asocia las columnas: «Clave» con la clave del trabajador, «Clave del concepto» con la percepción o deducción, «Días» u «Horas» con la cantidad. Elige «Agregar información». Si tu NOI te exige importe, avísanos: ChecaYa no conoce sueldos.
En CONTPAQi Nóminas

Desde Excel, elige cada concepto en su variante por valor (días u horas), no por importe. Si importas por Interfaz → Reloj checador, usa el CSV y ajusta en el «Asistente para la configuración de archivos ASCII» (tu MovimientosDyHporperiodo.cfg) las columnas de código de empleado, concepto y valor.
En el SUA

Con el registro patronal y los NSS capturados, baja «Archivo para importar» e impórtalo en el SUA como movimientos (en la guía del SUA: Actualizar → Trabajadores → Importar datos → Movimientos, o el equivalente de tu versión). El registro patronal y los NSS tienen que estar dados de alta en ese SUA. Antes, quita las faltas que no son ausentismo ante el IMSS.
Prueba con una persona y un concepto

Borra los demás renglones, impórtalo y revisa que el importe que calculó tu sistema es el esperado. Luego importa el periodo completo. Los archivos dicen «en prueba» hasta que una importación real entre limpia: si tu sistema rechaza algo, mándanos el mensaje exacto.

Mis clientes

Si llevas a varios negocios que usan ChecaYa, en el menú aparece «Mis clientes»: una tarjeta por cada negocio que te dio acceso como contador, sin entrar uno por uno.

Si el negocio está activo, en su mes gratis o en pausa.
Cuántas cosas tiene por revisar y quién no ha aceptado el convenio.
El reporte y la prenómina del mes pasado, listos para bajar, y cuántos confirmaron sus horas.
Quién va en tiempo extra esta semana, con sus horas dobles y triples.

Para ver el detalle de un negocio, toca «Entrar»: te cambia a ese negocio.

Si eres el encargado

Llevas el día a día: resuelves «Por revisar», corriges checadas, das de alta, editas y das de baja a las personas, y enlazas la pantalla de la entrada. El plan, las facturas y los accesos son del dueño.

Las pantallas son las mismas que las del dueño: la guía del dueño explica cada una.

Varios negocios

Una misma cuenta puede tener acceso a varios negocios. Cambias de uno a otro desde el menú, arriba a la izquierda. Si eres contador, también desde «Mis clientes».